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企業管理規范化——工作檢查

來源:金方略顧問   作者:張老師   點擊:
企業管理規范化——工作檢查
常常有企業管理人員問筆者這樣的問題:規范化管理的企業要不要工作檢查?如果員工遵守制度、標準、流程,執行計劃,再去檢查是不是增加了管理成本?不去檢查又會怎樣?
回答顯然是肯定的:必須檢查!計劃執行好壞,必須進行檢查;員工績效高低,必須進行檢查??偨Y員工工作經驗,發現計劃、政策失誤,也必須進行檢查。再者,不進行檢查,對員工的獎懲就沒有依據。因此,管理再規范的企業也需要進行工作檢查。
檢查是管理的必要手段,只不過規范化管理的企業檢查也講規范,重內容輕形式,而且檢查頻率低、檢查效果好。
那么,筆者今天就談點企業工作檢查的常識,包括檢查的種類、檢查的方式和什么情況下應該檢查、以及檢查時的注意事項,順便也談談檢查的目的和作用。
企業工作檢查通常分為抽查和檢查。
抽查又分個人抽查和組織抽查。個人抽查如總經理抽查、主管抽查、指定員工抽查。組織抽查又分定期抽查與不定期抽查,如安全抽查、質量抽查、紀律抽查等。
檢查也分個人檢查和組織檢查,個人檢查如總經理檢查、主管檢查,但一定不要忘了個人自我檢查,工作終了進行自查應該成為企業員工的必備素養。組織檢查包括組織安全檢查、組織質量檢查、組織紀律檢查、組織綜合檢查。檢查也可根據工作需要定期組織或不定期組織。抽查除外,各種定期檢查必須形成制度,約定檢查范圍、檢查頻率、檢查標準、檢查人、檢查對象,這類檢查通常與獎懲掛鉤。
檢查的方式與種類密不可分。抽查最好隨機進行,檢查就應該事先告知(當然突擊檢查則又當別論,或者說突擊檢查就是抽查的一種)。定期檢查必須按規定的流程進行,不定期檢查則可有選擇地進行或只檢查當期工作重點。
以上檢查均屬于企業內部檢查。內部檢查能省則省,能并則并。推行5S管理的企業往往會將各種專項檢查合并進行,而不是安全部門員工今天檢查安全,質量部門員工明天檢查質量,行政部門員工后天檢查紀律。如果一家企業各種檢查各自為政,勢必增加員工負擔,同時也必然增加管理成本。因此,企業檢查也要規范。
企業除了內部檢查之外,一定也會遇到各種外部檢查,如行業檢查、社區檢查,有的企業還會有采購方檢查、客戶檢查、第三方檢查,前二種事關企業形象,后三種不僅關乎企業形象,而且影響企業產品評價和市場銷量,甚至關乎企業前途。因此外部檢查也不可小覷。
如果企業經常面臨各種外部檢查,突擊應付絕對不是長久之計,唯一可取之道就是規范企業管理,夯實基礎,按照行業標準或客戶要求把企業各項工作抓上去,把各種軟硬件配足配齊,這樣就能以不變應萬變:員工工作常態化、標準化,檢查與不檢查都是一個樣。
企業的常規檢查必須遵守制度、流程、標準,按計劃執行。如遇以下情況,就必須進行抽查或組織檢查:企業實行新政之后,新的制度頒布之后,新的流程生效之后,企業組織新理念新方法培訓之后,企業引進新的技術或設備之后,新員工特別是新的管理者上崗之后,產品質量出現異常制訂新的措施之后,采用新的營銷策略之后……
最后說說抽查、檢查的注意事項。抽查、檢查無非是了解決策貫徹情況、計劃進展、任務進度、質量好壞、員工士氣和工作狀態,同時檢驗決策是否正確、計劃是否周詳、目標能否達成,同時評價員工工作成果。因此,抽查、檢查切記走形式、看表面、聽匯報,而是應該充分準備,對照計劃、標準、制度,看行為、查數據、盯死角。做到舉一反三,見微知著。即能夠透過現象看本質,把握企業運行的真實狀況、了解員工的真實想法,解決員工的實際困難,并給予員工恰到好處的幫助指導。這樣的檢查就不會走形式、添困擾。
總而言之,檢查必須有助于工作推進、有助于問題解決、有助于效率提升,而不是相反。
對于企業負責人如何做檢查,讀者可參見筆者文章《制訂目標抓戰略,檢查工作看細節》。其他員工也可從中進一步理解檢查的方式方法、檢查的目的與作用。
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