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企業管理規范化——工作反饋

來源:金方略顧問   作者:張老師   點擊:
企業管理規范化——工作反饋

本文重點講反饋。計劃反饋、布置任務反饋、接受信息反饋都在本文探討之列。

先說一個朋友的故事。公司化運作系統班導師潘俊仁老師講過一個經典案例。二十多年前在他自己的企業他安排他的員工去投一個十拿九穩穩賺80萬凈利的標。給員工任務只是在投標截止時間周一早上八點之前將標書郵寄給招標方。所有投標的資料他已準備完畢,周五,潘老板了解到標書已經準備完畢,帶著愉快的心情和必賺80萬元利潤的憧憬去旅游了。周一下班前,潘老板打電話給負責投標的員工,打算安排中標籌備工作的,沒想到電話那端傳來了哭聲:老板,我犯下了滔天大錯!我今早發現標書忘記郵寄了……時至今日,潘老師講述這個案例都讓人感覺到他內心隱隱作痛!對于創業初期的企業80萬元利潤是多么的重要。布置工作沒有及時檢查,或者說員工接受任務沒有在完節點及時回復,帶給企業的損失會是何等嚴重!潘老師這80萬元買來的教訓就是10個字——“完成任務必須及時回復”!

這里的回復就是反饋。

任務完成時要反饋,布置任務要反饋,在執行過程中遇到新情況新問題也需要反饋,應該說反饋貫穿工作全過程。遺憾地是,許多員工根本不知道“反饋”是什么,當然也就無所謂反饋不反饋了。上級布置工作,按自己理解做,如果理解錯了,做錯是自然的事;工作按時完成了,也不反饋,理所當然地認為上級肯定知道自己完成了,結果雙方在等待中耽誤了寶貴時機的事時有發生;工作做到一半,出現了困難障礙,就停在那里,既不想辦法解決,也不報告上級處理,以為上級知道工作有困難應該主動來解決,結果追究責任時相互埋怨的情形常常出現。

首先,布置任務要反饋。

布置任務必須講清楚五個要點:任務是什么、目的為什么、時間有多少、方法是什么、結果要什么。員工接受任務反饋就是重復一遍,主管從五個要點了解下屬接受任務時的理解程度。如果有一項不清楚,就一定要讓他說清楚才去做。避免接受信息不對稱而把事情做錯甚至搞砸。

計劃分解反饋與此相同,下屬也需要按照計劃制訂的五個要訣(詳見筆者文章《企業規范化管理之計劃管理》)理解清楚、表達明白,否則,完成任務或執行計劃也會大打折扣。

其次,工作遇到阻力要反饋。

工作中遇到困難或出現新的情況,下屬員工首先分析問題(困難)產生的原因,尋找解決辦法,能解決的當然自己解決,不能解決一定要第一時間上報上級主管。反映問題的同時拿出自己的分析和建議是上上之選。對于自己解決了的問題,也要及時報告上級,讓上級及時評判處置是否得當,或及時提出更優解決辦法,或總結經驗推而廣之。自己成長的同時也幫助他人一起成長。

最后,工作完成也要反饋。

不論工作提前完成,還是延后完成,都必須及時反饋。工作完成反饋,主要是幫助上級了解每位下屬的工作進度、工作能力,從而掌控全局,方便其制訂下一步工作計劃,或調整對下屬員工的工作安排,使有作為者再接再厲,慢作為者迎頭趕上,盡量做到人盡其才。

工作總結就是對工作計劃完成情況的反饋。

毫無疑問,未能按計劃或未按要求完成的工作,下屬有必要分析說明未完成的原因、制訂改進措施,列入下階段工作計劃或由主管調整至合適的下屬員工計劃。

反饋是為了幫助上級確認下屬是否明確接受的任務,了解下屬需要的幫助,確認工作完成的進度,調整或計劃下一步工作,從而掌握工作主動權。我們常常講(主管)有布置有檢查,其實這還不夠,還應該加上一條,(員工)必須承諾及時有反饋。

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