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企業管理規范化——計劃管理

來源:金方略顧問   作者:張老師   點擊:
企業管理規范化——計劃管理(制訂計劃的五個要訣)
凡事預則立,不預則廢。良好的計劃是成功的一半。計劃很重要,是人都知道,問題是愿意訂工作計劃的人不多,知道如何訂計劃的人很少,訂了計劃能夠堅決執行、堅持做到、務求做好的更是少之又少。
企業工作計劃通常分為年度計劃、月度計劃、周計劃、日計劃,同時還有項目計劃或專項計劃。毫無疑問,人人都應該做好日計劃,企業高層管理者需要做好年度計劃,企業的中堅力量——各部門主管則必須做好月計劃或周計劃。至于是以月計劃為主,還是以周計劃為主,則需要依據企業工作性質及具體項目來決定,二者并舉也可。
不論何種計劃,其構成內容不外乎任務名稱、完成措施或關鍵節點、達成目的或完成量化指標、工作責任人、配合人或協作人、起止時間、完成天數、視需要可增加獎懲約定。所不同的只是任務多少而已。當然,日計劃可簡化壓縮為只有任務名稱加時間段即可。
如果說管理混亂的根源是權責不明,那么效率低下的原因就是計劃不清(或沒有計劃)。要解決效率低下的問題,就得從制定計劃著手,首先從學會制訂計劃開始!
在長期的企業咨詢過程中,我們總結出了制訂計劃的五個要訣:任務名稱準確、目標清晰可數、工作責任到人、完成時間到天、措施具體得力。五個要訣對提高員工訂計劃的水平和速度大有幫助,現整理出來供有需要的企業或員工借鑒。
一、任務名稱準確
任務就是要干什么。任務名稱準確的具體要求是讓人一看就知道要做什么,一定是動詞+名詞,如催收貨款、繳納電費、拜訪客戶、開發供應商、確定承包合同格式文本等等。
不會訂計劃的員工主要問題是不知道自己應該做什么,一是習慣于聽上級的安排,二是企業管理不規范,崗位職責不夠清晰明確,員工不知道自己的任務是什么。如果每一名員工都有清晰的工作職責,確定任務名稱就很容易了。比如招聘主管的職責一定有進行人才市場調查、建立招聘渠道等,那么,擔任招聘主管的員工在制訂計劃時就會有這樣的任務名稱:進行本地區服裝設計師供給狀況調查、增加招聘渠道。當然下級員工的任務名稱也可以是上級主管工作計劃中已經確定的事項。
二、目標清晰可數
任務目標就是工作要達到的程度和取得的結果。達成目標要么“看得見”、要么“數得出”。如“增加招聘渠道”要達成目標可以是“確定3家報批”,也可以是“簽訂3家合作合同”,還可以是“完成招聘渠道篩選報告”。前二個表述屬于“數得出”(3家),后一表述就屬于“看得見”(報告)。
確定達成目標取決于制訂計劃的員工所擔任崗位的權力。目標清楚,工作就不會走彎路。
三、工作責任到人
責任到人就是明確事情具體由誰做。不規范的企業往往把責任只劃到部門層面,而沒有劃到人頭。要知道部門是不會做事的,做事的只能是人——擔任特定崗位的員工。責任不到人,計劃十有八九要落空。責任人可以是制訂計劃者本人,也可以是制訂者下屬。如“制訂招聘計劃”可以是人力資源經理本人,也可以是其下屬——擔任招聘主管或招聘專員的員工。責任人多數情況下是一個人,但也不排除有時候是一類人,比如“人力資源經理”安排新制度培訓工作,其責任人就可以是他的下屬——四個主管分別同時去完成。
責任人是負主責的人。配合人或協作人也不可忽視。規范的企業工作都是按流程操作,是多崗位員工協同作戰,分兵把守。在計劃中明確配合人或協作人,就可以讓“他們”事先知曉配合要求或支持內容,方便先做準備或事先留出時間,這樣工作才能夠有條不紊不至于打亂仗。
四、完成時間到天
時間到天有兩個涵義:一是要多少天完成,二是完成截止時間是哪一天。后面措施具體得力中的“關鍵節點”也有可能是時間安排,因為你如果錯過了這個時間,任務就不可能完成,比如外貿企業的船期,參加展會的參展期,參加招聘的招聘日等。
同一階段有多項工作任務,還得考慮輕重緩急,時間管理四象限法則就可以派上用場了。比如緊急的任務放在前面,不急的事情放在后面;或者把重要的事情放在前面或者增加完成時間。同時還要兼顧同一責任人不能在同一時段完成兩項工作。
完成計劃時限一定要留有余地。實際完成時間則盡量往前趕,這樣才能掌握工作主動權。
五、措施具體得力
措施是怎樣做。工作任務能否完成,措施很重要。措施具體說明員工知道事情應該怎么做,關鍵節點清楚說明員工心中有數。如果一名員工對該項工作從何處入手或關鍵節點把握不準,要把工作做好是不太可能的。比如任務名稱“增加招聘渠道”要完成的措施就可以是這樣:網上搜索中介機構或平臺,初選6家中介或平臺,電話洽談確定3家意向中介或平臺、撰寫篩選報告上報經理審批。
措施具體,工作就能有條不紊;措施得力,工作就能高效快捷。
可以這么說,工作越忙越是要訂計劃。計劃到位,事半功倍;計劃紊亂,手忙腳亂。
以上經驗是筆者在咨詢企業輔導計劃制訂時與老板員工共同歸納總結的,在此對咨詢企業的老板員工一并表示感謝。

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